تنفيذ الإصلاحات الإدارية للمنظمة
واصَل المكتب الإقليمي في عام 2018 إعداد أدوات أساسية لتعزيز عملية الإصلاح، لا سيَّما الإصلاح الإداري (مثل التوظيف والإجراءات الإدارية) من خلال العمل عن كثَب مع سائر مستويات المنظمة بُغيَة تحقيق الأهداف الواردة في برنامج العمل العام الثاني عشر للمنظمة. كما استمر المكتب الإقليمي في تحسين قُدُرات التخطيط والتنبؤ والتنفيذ والرصد والتقييم بهدف رفع كفاءة توزيع الموارد المحدودة والاستفادة منها.
وبعد انتخاب الدكتور أحمد بن سالم المنظري مديراً إقليمياً، أطلق فريق الإدارة في المكتب الإقليمي والإدارات التقنية مبادرة لتعبئة الموارد مع الجهات المانحة الرئيسية، ومنها الحكومة الألمانية ومؤسسة بيل وميليندا غيتس، للحصول على قدر كافٍ من الأموال التي يمكن استخدامها بمرونة دعماً للتحول الذي ينشُد المدير الإقليمي تحقيقه. وقد مكّنت هذه المبادرة المكتب الإقليمي من حشد الأموال اللازمة لتغطية الأنشطة الانتقالية والتحوُلية، بما يتواءَم مع برنامج العمل العام الثالث عشر ومع رؤية المنظمة الجديدة للإقليم، ألا وهي رؤية 2023. وسوف يُستخدَم ما حُشد من أموال فيما يلي: (1) إجراء استعراضات وظيفية لمكاتب المنظمة القُطرية في الإقليم؛ (2) وإجراء استعراضات وظيفية لمختلف إدارات المكتب الإقليمي؛ (3) ووضع إطار لإدارة النتائج في الإقليم؛ (4) ووضع الاستراتيجية الإقليمية للاتصالات. وتتواءم هذه الأنشطة مع برنامج عمل المنظمة الجديد للتحوُل، وتهدف إلى إعادة تشكيل نموذج عمل المكتب الإقليمي والمكاتب القُطرية بما يؤهِّلها لتنفيذ برنامج العمل العام الثالث عشر وتعظيم الأثر الاستراتيجي. وقد أُنشئ فريق معني بالتحول للإشراف على هذه العملية.
واستمرت الإجراءات الإدارية الرامية إلى دعم عملية التحوُّل التي تجريها المنظمة، لإعادة تشكيل العمليات التنظيمية بالتوافق مع الاستراتيجية العالمية ونَهج المدير الإقليمي. ونجح المكتب الإقليمي في تعيين موظف معني بالامتثال وإدارة المخاطر. وتمحوَرت جهود التحسين حول المساءلة ووضع الضوابط، مع التركيز على مجالات الامتثال التي ورد ذكرها مراراً في ملاحظات عمليات المراجعة الداخلية والخارجية التي أُجريَت في السنوات السابقة، وهذه المجالات هي: التعاون المالي المباشر، والتنفيذ المباشر، وأوامر الشراء لحساب السُلف، وقوائم جرد الأصول، والترتيبات التعاقدية لغير الموظفين. وكان لاستخدام أدوات متابعة الامتثال كل شهر طيلة العام أثره في رفع وعي الموظفين عبر الإقليم وتعزيز قدراتهم فيما يتعلق بالقضايا الإدارية الرئيسية. وكان الغرض من الأنشطة إدارة المخاطر المالية والإدارية بفعالية، وتحسين إطار الرقابة الداخلية، وتقليل ملاحظات عمليات المراجعة إلى الحد الأدنى، وإقفال ملاحظات عمليات المراجعة التي لم تُقفَل منذ مدة طويلة في الوقت المناسب. ففي عام 2018، انتهت جميع عمليات المراجعة إلى تقديرات إما مُرضية أو مُرضية جزئياً، وهو ما يُظهِر استمرار التحسُّن في تنفيذ الضوابط، والتزاماً عميقاً بعدم التسامح نهائياً مع حالات عدم الامتثال في الإقليم.
وسوف تواصل المنظمة تصدِّيها للتحدِّيات الرئيسية، ومنها الحاجة إلى: بناء القدرات لمساعدة الدول الأعضاء حتى تظل متوائمة مع المتطلبات المتغيرة، وتعزيز الرؤى القُطْرية فيما يتعلق بالاستجابة لحالات الطوارئ الحادة والممتدة الأجل، والتأهب لنشر فرق الاستجابة للطوارئ وتنفيذ الأعمال على أساس مبدأ عدم الندم، ومواصلة تحسين المساءلة والضوابط، على النحو الوارد في الأُطُر التنظيمية.
